Office Manager (all genders welcome) - #34070

Office Manager

Flexibel in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche

Du bist die Seele unseres Standorts, erste/r Ansprechpartner*in für unser Team sowie Gäste und gestaltest aktiv die Arbeitswelt von morgen. Bei uns verwaltest du nicht nur ein Büro – du erschaffst eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Zusammenarbeit und Innovation Spaß machen.

Dein Alltag – nur ohne Alltag

Ein starrer Ablauf nach Schema F? Nicht bei uns. Du koordinierst den täglichen Betrieb unseres Standorts agil, vorausschauend und mit viel Raum für Eigeninitiative:

• Office Experience & Hospitality: Du bist Repräsentantin unseres Standorts. Du begrüßt Besucherinnen mit einem Lächeln, schaffst eine professionelle, einladende Atmosphäre und sorgst dafür, dass sich jede*r sofort willkommen fühlt.
• Agiles Workspace-Management: Du hältst unsere Besprechungs- und Konferenzräume technisch wie organisatorisch auf Top-Niveau, koordinierst hybride Meetings und optimierst unsere modernen Raumnutzungskonzepte.
• Smarte Administration: Du steuerst die klassischen Büroabläufe (Post, Kurierdienste, Empfang) proaktiv, überwachst das Budget und digitalisierst administrative Prozesse dort, wo es Sinn macht.
• Sicherheits- und Partnermanagement: Du verwaltest die Zutrittsrechte, setzt Sicherheitsrichtlinien zeitgemäß durch und steuerst die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Lieferanten und Handwerkern souverän.
• Management Support & Event-Planung: Du unterstützt die Geschäftsleitung und die Teams bei der Reiseplanung, organisierst interne Events und hilfst dabei, den einzigartigen COSMO Code an unserem Standort spürbar zu leben.

Dein Umfeld: Team, Tools, Technologien

Wir glauben an moderne Zusammenarbeit und statten dich mit allem aus, was du für die Gestaltung eines zukunftsfähigen Büros benötigst:

• Dein Team: Du arbeitest in einem dynamischen, offenen Team, das flache Hierarchien und direkten Austausch schätzt. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen den lokalen Kolleg*innen, der Geschäftsführung und externen Partnern.
• Deine Tools & Technologien:

Microsoft 365 Cloud: Du beherrschst Outlook, Word und Excel im Schlaf und nutzt Microsoft Teams sowie SharePoint für die digitale und standortübergreifende Zusammenarbeit.

Smart Office Anwendungen: Du arbeitest mit modernen Tools zur Raum- und Arbeitsplatzbuchung (Desk-Sharing) und digitalen Ablagesystemen.

• Future Skills im Einsatz: Du nutzt agile Methoden zur Aufgabenorganisation und bist offen für den Einsatz von KI-Assistenten (wie COSMA), um deine eigenen Workflows noch effizienter zu gestalten.

Deine Lernkurve bei COSMO CONSULT

Woche 1–8: Dein Onboarding

• Du lernst unsere Unternehmenskultur, das Team vor Ort und deine wichtigsten Schnittstellen kennen.
• Du wirst intensiv in unsere internen Systeme, Tools (M365, Buchungstools) und die standortspezifischen Abläufe eingearbeitet.
• Du verinnerlichst den COSMO Code und machst dich mit den Sicherheits- und Qualitätsstandards vertraut.

Nach 3 Monaten: Erste Verantwortung

• Du steuerst das Tagesgeschäft am Empfang und die Büroorganisation bereits weitgehend selbstständig.
• Du übernimmst die eigenständige Koordination von externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Du führst erste kleinere administrative Optimierungen ein und bist erste Anlaufstelle bei Kundenanfragen oder -beschwerden.

Nach 6 Monaten: Eigene Themen

• Du verwaltest und optimierst eigenverantwortlich das lokale Bürobudget.
• Du entwickelst bestehende Bürorichtlinien und -verfahren aktiv weiter und passt sie an neue "Future Work"-Anforderungen an.
• Du planst und realisierst eigenständig Projekte (z. B. Standort-Events, Einführung neuer digitaler Tools für den Empfang oder die Neugestaltung von Kreativ-Zonen).

Das bringst Du mit

• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und erste Berufserfahrung im Office Management.
• eine offene und freundliche Persönlichkeit, die Freude hat neue Projekte und Ideen anzugehen und keine Scheu vor der Verwendung neuer digitaler Tools.
• Spaß an administrativen Aufgaben und gute Office Kenntnisse.
• Organisationstalent und eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise.
• exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.

Aus gesetzlichen Gründen weisen wir darauf hin, dass das kollektivvertragliche, monatliche Mindestgehalt für diese Position € 2.547,- brutto (Vollzeit) beträgt. Unsere tatsächlichen Gehaltspakete orientieren sich an aktuellen Marktgehältern und berücksichtigen selbstverständlich

Deine Qualifikation und Erfahrung.

• Du entscheidest wann und wo, damit es für Dich, Dein Team und Deinen Arbeitstag am besten passt.
• Auf Deiner Reise bist Du nicht allein. Durch unser Level Up Programm gestalten wir Deine berufliche Zukunft gemeinsam.
• Wir fragen nicht ob, sondern wie. Unsere Innovation Challenge und die Trainings in unserem COSMO College sind nur einige Beispiele dafür.
• Es ist uns wichtig, dass es Dir gut geht. Das bringen wir durch verschiedene Wege und Benefits zum Ausdruck.
• Wir kümmern uns um Mensch und Umwelt. Mit #thepowerofpeople schaffen wir einen sicheren Raum für eine positive, nachhaltige und internationale Zusammenarbeit.

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